会社に入って、稟議書というものを書いたことがあるという人もいるでしょうが、そもそも書いた人以外、その読み方はもちろん、それが何なのかさえ知らない人も多いでしょう。そこで、ここでは稟議書の意味と正しく書くポイントについてお話していきたいと思います。
今までは稟議書を書く機会が無かった人もこれから、書く可能性があるかもしれません。覚えておいて損はないので、是非ビジネスマンとして知っておきましょう。
稟議書とは？意味って何？
「稟議書」はりんぎしょ・ひんぎしょと読みます。意味としては会社、官庁などの組織において懐疑を開催する時間を省くために、担当者が簡易案件を作成し、関係者に回して承認を求めていくことになります。
これを簡単にかみ砕いていくと「会社として、〇〇をしていいですか」という内容を文書で提出し、承認してもらうことです。
例えば
・会社の車が古くなってきたので購入しても良いですか
・〇〇会社と契約を締結したいのですが良いでしょうか
といったものになります。
会社が大きくなればなるほど、様々な案件も増えるし、その都度会議を開いて話し合っていく時間もありませんよね。そう言う時に役に立つのが稟議書になります。言葉は難しいですが、やってることはとっても簡単です。
稟議書の正しい書き方とは
稟議書とは上司に提出する文書になります。ということは、上司から承認を得るために作成しなければならないので、正しく書く必要があります。そこで、稟議書の正しい書き方についてポイントを紹介しておきます。
ポイント① 所定書式やテンプレートを使う
会社によっては、所定書式やテンプレートを持っていることが多いので、稟議書を書く前に総務部に確認して下さい。
ポイント② まずは、結論を書く
稟議書は分かりやすく書かないといけないので、最初に結論を書くようにしましょう。
ポイント③ 説得力のある文章で書く
稟議書はお願いです。上司に認めてもらう必要があるので、積極的に説得力のある表現を使いながら文章を書くようにしましょう。
ポイント④ 前例を参考にする
会社勤めの場合、稟議書を書いたことがあるという人も多いです。周りに前例がないか確認して、もし似たような前例がるようであればその稟議書を参考にして書くと通る確率が高くなるでしょう。
以上、稟議書を書く時の注意点についてお話してきました。初めて稟議書を書くのは結構ドキドキします。そういう時は各前に先輩や同僚に尋ねてみると良いでしょう。
稟議書の例文
それでは、稟議書の例文について紹介しておきます。
例1）歓迎会の稟議書
題名 歓迎会について
本文 標記の件につき、今年は趣向を変えて提案させて頂きたいと思います。
1 日時 平成〇〇年〇〇月○○日 午後〇時より
2 場所 ××××
3 内容 お花見
4 理由
毎年、お店を貸し切ってやっていますが、ちょうど桜の満開の時期と重なるということもあって今年はみんなでお花見をしたらどうかと思い、立案させて頂きました。
以上
例2）タブレット購入
題名 タブレット購入について
本文 標記の件につき、下記の通り新規購入したいのでお願いします。
1 希望機種 ○○社××
2 予算 ○○万円
3 理由
①営業先で、書類一式持って行かなくてもタブレットに全てデータを入れておけば、資料がないということがなくなり、効率的であるため
②タブレットを取り入れることで、取引先への資料などもすぐに作成することができるので、満足度の高い資料をその場で作成することができ、契約締結に持って行きやすいため
4 別添
○○社××カタログ1通
以上
稟議書の意味のまとめ
以上、稟議書の意味と正しい書き方、例文について紹介してきました。今まで稟議書を書いたことがない人もこれを見て、意外と簡単だということが分かったのではないでしょうか。また、稟議書を書く時の一番大切なポイントは上司の商品を得るために説得力のある文章を書くことです。これから、書く機会がある人は是非参考にして下さいね。
