仕事ってやる順番が大切だったりしませんか。ただ、与えられた仕事をひたすらやっていたら、いつの間にかやらなくても良いことをやっていた…なんてこともあったりしますよね。
その無駄な時間を他の仕事に回せていたらどんなに仕事がサクッと終わっただろうか…って考えるとキリがないですよね。
そこで今日は仕事を効率化するためのポイントについてお話していきたいと思います。今、仕事をしながら「もう少しどうにかならないかな」思っている人は必見ですよ！
仕事の効率化を図るためにやることとは
では、仕事の効率化を図るためのポイントについて見ていきたいと思います。
①なぜ、仕事を効率化したいのか？目標を明確に！
ただ、仕事を効率化したいって思っていてもなかなか日頃の習慣を変えることはできません。ですので、一番最初に仕事の効率化を図る前に目標設定をしましょう。例えば、「このプロジェクトで〇〇をしたい！」と決めたとしたら、そこに向かって何をしなくちゃいけないかが分かってくると思います。
しかし、なんとなく「こうしたいなぁ～」ぐらいだと、明確なステップが出てきません。そこで目標設定をきちんと行うことで今、やらなくちゃいけないことを洗い出す作業ができるようにしましょう。
②スケジューリングをきちんと行おう！
仕事の目標設定が明確にできたらまずはToDoリストを作って、優先順位を決めるようにしましょう。まずは、付箋にやるべきことを書き出しておきます。それから、優先順位を付けて、やるべきことをサクッとこなしていきましょう。
こまめに付箋をチェックすることで、何ができていて何が終わっていないか一目瞭然です。また、途中で言われたことなどもメモしておけば忘れずにこなせます。
それから、1日の目標設定をすることも大事です。ただやるべきことをかき出して、それをやみくもにこなしてもダメです。今日やるべきことを一日の最初に決めて、それから出来ればタイムスケジュールを決めるようにすると尚更良いです。そして、時間があれば次の日の作業のスケジュールも前もって決めておきましょう。
また、事前の準備も大事です。前もって情報収集をしておいて、仕事がしやすいような環境作りを行いましょう。
③体と心のコンディションを整える
仕事の効率化を図るためには体のコンディションも大事です。例えば、毎日寝不足だと頭もなかなか働かないですよね。そこでできる限り早寝早起きをするように心がけましょう。中には5時に起きて会社で仕事を始める頃には頭がしっかり働く状態にするという人もいます。また、朝ごはんはしっかり食べるようにして下さいね。
それから、メンタルも重要になってきます。ダラダラせずにテキパキ仕事をこなすこと！集中力が切れたなと思ったら、10分間昼寝をしたり休憩を挟むなどしてオンとオフを切り替えながら仕事に取り組むようにして下さい。
④嫌なことは午前中に終わらせよう
あなたは夏休みの宿題を最後まで残しておくタイプでしたか。それとも早めに取り掛かって夏休み最後は遊ぶタイプだったでしょうか。嫌なことを先延ばしにしておくと、だんだん取り掛かるのも億劫になってきてさらに先延ばしにしてしまう…何てことも多いです。
そこで、嫌な仕事はできるだけ早く午前中にやってしまうことをおすすめします。朝は昼間に比べて眠たくなることもないし、頭が働いているので自分自身をコントロールしやすいです。ですので、嫌なことは午前中に終わらせるようにして下さい。
⑤人とのつながりを大事にし、部下からも学ぶことを忘れずに！
仕事の効率化を図るために重要なことは人間関係です。いろんな人と顔見知りになっておくのも重要ですし、同僚と声掛けをしていくことで団結力も生まれます。また、人に任せられることを任せることができるようになればやるべきことが減ってくるので、より集中することもできます。
そして、部下を持つようになったら部下の意見もきちんと聞くようにしましょう。若い人ってすごく斬新なアイデアや企画を言ってきたりします。「そんなの無理！」って決めつけるのではなく、柔軟に対応していくことで仕事の幅を広げることもできるし、何より部下との信頼関係も深まります。
上司の言うことだけでなく、部下の意見も良いと思ったことは素直に認めて受け入れるようにしましょう。
仕事の効率化を図って楽しく仕事をやろう！
さて、仕事の効率化を図るためのポイントについて紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。仕事の効率化を図ると聞くと、スケジューリングだけがクローズアップされてそこだけを真似しようとする人が非常に多いです。
しかし、大事なことは目標設定をまずは決めること。ここが決まらないといくらスケジューリングをきちんとしても後から追加の仕事が増えてしまったり、余計な作業が増えてしまいます。
そこでしっかりとした目標設定をし、仕事の効率化を図り、デキる男を目指しましょうね。
