仕事が早い人って良いなと思ったことはありませんか。また、周りを見ていると仕事が遅いなって思う人もいますよね。仕事が遅い人と仕事をしていると、ストレスになることも多いし、なるべく一緒に仕事をしたくないなって思うかもしれません。
もし、自分が仕事が遅い方だったらどうでしょう。あなたが思っているように周りからも思われている可能性がありますよね。そこで、ここでは仕事が遅い人の特徴とどうすれば仕事が早くできるようになるのか、解説していきたいと思います。
仕事が遅い人の特徴とは
① 仕事の段取りが上手くできていない
仕事が遅い人は、計画性が無い人が多いです。今日は何をすべきか、いつまでに何をしなければいけないのか、分かっていないことが多いです。そのため、何をどの順番でやるべきかというものが分かっておらず、片っ端から片付けていくことが多いです。
その結果、やらなくても良いことまでやってしまっていたり、もうすぐ締め切りなのにまだ半分も終わっていない…なんていう状態になってしまいます。
② あれこれ仕事を引き受ける
仕事が遅い人の中には、自分の仕事が溜まっているのに他の人から仕事を頼まれたら断れず、つい引き受けてしまう人が多いです。その結果、自分の仕事プラス他の人の仕事もやらなくてはいけなくなり、仕事が遅くなってしまいます。
そういう場合は、協力できるところだけ協力してできないところはしっかりとできないと言いましょう。
③ 要領を得ていない
仕事が遅い人はただ闇雲に業務をこなしている人が多いです。仕事が早い人はどうやって進めれば良いのか、きちんと頭の中でイメージができあがっています。しかし、要領が悪い人は仕事の流れや進め方が分かっていないので、余裕がありません。
④ 言われた事だけしかしない
ゆとり世代の人に多いと言われているのが、積極性の無さです。だからと言って、ゆとり世代の人の多くが仕事が遅いわけではないのですが、仕事が遅い人は言われたことだけしかしない人が多いです。
とりあえず、〇〇やってって言われたからやっただけという人が多く、その先はほったらかしになっています。仕事の早い人は先を見越して作業をやっていくので、言われたことだけでなく、さらにプラスαができていることが多いです。
⑤ 他の人に仕事をお願いすることができない
仕事が遅い人の中には他人に仕事を振るのが下手な人もいます。また、人に分からないことを聞くのが苦手な人も同じです。「今、〇〇のプロジェクトをやっているんですけど、何か参考になりそうな資料ってありませんか」「××が分からないので教えてもらって良いですか」などなどが言えない人は仕事ができるようにはならないです。
他の人に聞けばすぐ分かることをいちいち自分で調べていては時間がかかりますよね。それに、他の人に質問することでコミュニケーションを図ることもできます。分からないことはすぐに質問して、早めに解決できるようにしましょう。
⑥ 何でも完璧にしようとする
例えば資料作成の時に、何でも詰め込みすぎてやたら長い資料を作成してしまった結果、何が言いたいのか分からず、重要なポイントが分からなくなっては意味がありませんよね。プレゼンなどの資料作成の時は簡潔に分かりやすくがモットーです。
メリットとデメリットを上げて、だからどうなるのかという結論だけ書いておけば後の情報は参考資料程度で良いのです。完璧に資料を作成すると時間もかかるし、長すぎて伝わらない可能性があるので簡潔に仕上げることを目標にしましょう。
仕事が早くできるようにするためにはどうするべきか
では、仕事が遅い人の特徴が分かったところで今度は仕事が早くできるようにするためにいはどうしたら良いか、見ていきましょう。
① TO DOリストを作る
まず、仕事を始める前に今日やるべきことをメモ用紙や付箋などに書き出してみましょう。やるべきことをリストアップしていくことで何から始めなくちゃいけないか、これは後回しにしても大丈夫か、などなど見えてきます。
早くやらなくてはいけないことから優先順位をつけていき、終わったら線を引く、付箋を外すなど終わったことが目に見えるようにしていきましょう。また、優先順位が分からない場合はもしこれを今日やらなかったらどうなるのかを考えてみて下さい。そうすることで、何を早くやるべきか優先順位が見えてくるはずです。
② 1日の目標を決める
TO DOリストができたら、1日の目標も決めるようにして下さい。例えば、「〇〇は午前中までに終わらせる」「××さんへの返信メールは〇時までに送る」などなど具体的に決めておきましょう。そうすると、優先順位を決める時に便利です。
③ 何でも後回しにしない
作業をしている時に他にもやるべきことが増えてしまった場合、それを後回しすることなくできることは先にやってしまいましょう。後回しにしてしまうと、やるべきことが増えてしまって残業…になってしまうこともあります。
自分が立てたスケジュールの中でどこかに組み込めるのであれば、後に回しても良いですが、そうでないのであればできるだけ早く終わらせて自分のスケジュールに戻るようにしましょう。
④ 分からないことは人に聞く
業務中、どうしても分からないことが出てくることもありますよね。そんな時はそのまま放置しておく…のではなく、早めに解決するようにして下さい。この時、自分で調べた方が早いと思っている人もいるかもしれませんが、案外人に聞いた方が解決するのが早いことの方が多いです。
ですので、分からないことがあったら人に聞くようにしましょう。そして、一度聞いたことは忘れないようにしっかりメモをするなりして覚えておいて下さい。また、分からないことを人に聞くのが恥ずかしいと思うかもしれませんが、人に質問をすることでコミュニケーションを図ることもできるので分からないことは慣れている先輩や周りの人にすぐ尋ねるようにしましょう。
⑤ 仕事を他の人にお願いする
仕事が遅い人の中には全て自分で片付けようとする人も多いです。そうなると、どんどん自分がやるべきことが増えていくばかりなので、簡単な作業などは他人にお願いするようにしましょう。
なかなか他人に仕事を頼むのが苦手な人もいるかもしれませんが、仕事を頼むことができないと仕事の効率が悪くなってしまいます。ですので、他人に任せても大丈夫と思える仕事は思い切って頼んでみましょう。
⑥ 大事なことを後回しにしない
仕事をする時、優先順位を決めると思いますが、この時に大事なことを後回しにするのは止めましょう。大事なことを後回しにしてしまうと、結果的に他の仕事に時間がかかって残業することになってしまうかもしれません。
まずは、今日一番にやるべきことは最初に片づけるようにして下さい。そうすること、効率良く後の作業を行うことができるでしょう。
仕事が遅い人は早くできる人のまねをしてみよう！
以上、仕事の遅い人の特徴と仕事が早くなるためのコツについて紹介してきました。いかがだったでしょうか。自分は仕事が遅い方だと思う人は、自分の周りの仕事が早い人を見てみて下さい。きっと仕事が早くできるヒントが隠れているはずです。
そして、その人のまねをすることから始めてみましょう。そうすることで、今まで遅かった作業が一気に早くなるかもしれません。
