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退職の挨拶をメールで済ませる時のポイントとは?マナーや注意点について紹介!

退職の挨拶と言えば、お世話になった人の前で最後の日に挨拶をするのが一般的ですよね。しかし、どうしても都合が付かない人もいますし、お世話になった人が転勤で別の営業所にいたり、社外の相手だったりすることもあるでしょう。

そんな時は退職の挨拶をメールで済ませると良いです。もちろん、顔を合わせる機会が多い人には直接自分の口から伝えるのがベストですが、どうしても会えない場合はメールで伝えると良いでしょう。

そこで、ここでは退職の挨拶をメールで伝える時のポイントについて詳しく紹介していきたいと思います。今後、退職を控えている人は是非参考にして下さいね。

退職の挨拶をメールで済ませてもOKなのか?

昔であれば退職の挨拶をメールで済ませるなんて考えられないかもしれませんが、最近ではメールでの挨拶もごくごく一般的になりつつあります。もちろん、きちんと挨拶をするのが一番良いのですが、メールで退職の挨拶をすることが失礼というわけではありません。

とくにお世話になった人には口頭で伝え、さらにメールでも感謝の気持ちを伝えることも多いです。しかし、それほど接点がない相手の場合はメールだけで済ませても問題はありません。むしろ、何も言わずに辞めていく方がよっぽど常識がありません。

今の時代、メールで挨拶をするのは普通なので退職の挨拶をメールで済ませて良いかどうか迷っている人は安心して下さい。

メールを送る際のマナーについて

退職の挨拶をメールで送る時、基本的にはビジネスメールと書き方が同じです。
ポイントとしては、

・一斉送信の時はBCCで送る
・件名は内容が分かるものにする
・敬語や言葉の使い方に注意する

などなどです。退職の挨拶を一斉送信しても良いかどうか悩んでいる人もいるかもしれませんが、一斉送信でも大丈夫です。ただし、この時宛先のところに全員のアドレスを入力するのはプライバシーの侵害になりますし、失礼にあたります。必ず、BCCを使うようにして下さい。

また、件名にはひと目で分かりやすいように「退職の挨拶 名前〇〇」と書くようにしましょう。そして、基本的なことですが敬語や言葉遣いに注意をし、相手に失礼のないような文章を送るようにして下さい。

退職の挨拶メールはいつ送るのがベストなのか?

退職の挨拶メールを送るのは社内の人か社外の人かによって変わってきます。

社内に送る場合

基本的には最終出勤日に合わせて送るのが一般的となっています。ただし、社内で独自のルールがあるところもありますので、退職の意を伝える時に上司に確認しておきましょう。

社外に送る場合

社外の人に送る時は退職日に送ると迷惑がかかってしまいますので、基本的には2~3週間前に送ります。後任の担当者への引継ぎを上手く回すためにもこのくらいの期間が必要になってきます。

退職の挨拶をメールで社内の人に送る場合

それでは、社内の人に向けて退職の挨拶メールを書くポイントについて見ていきたいと思います。

社内向けの退職の挨拶をメールで書く時のポイント

タイトルは「退職の挨拶 名前〇〇」と書こう

タイトルを見てひと目で分かるように、簡潔にタイトルは書くようにして下さい。

ネガティブなことは書かない

例え、会社に不満があったとして会社にとってネガティブなことは書かないようにしましょう。辞めた後でもいつどこで会うか分かりません。間違っても批判的なことは書かないようにして下さい。

感謝の気持ちを忘れずに伝える

退職の挨拶メールの中にはお世話になった会社への感謝の気持ちを必ず述べるようにして下さい。

会社を辞める理由は一身上の都合でOK

直属の上司に会社を辞める理由を話す時はそれなりの理由を伝えると思いますが、メールで挨拶をする時は「一身上の都合」とだけ書けば良いです。

直接挨拶ができなかった人には詫びを入れる

退職の挨拶がメールのみになってしまった場合は、一言お詫びを書いておきましょう。

退職後の連絡先は書いてもOK

退職後に連絡をとる可能性がある場合は、連絡先を記入しておいても良いですが、一斉送信の場合は書かなくて良いです。個別に伝えましょう。

退職挨拶のメール例文

件名
退職の挨拶 ○○ ○○本文

各位

お疲れ様です。○○部の××です。
この度、一身上の都合により〇月末で退職することとなりました。

本来であれば、ご挨拶に伺うべきところですが、
メールでの挨拶になってしまい申し訳ございません。

3年前に入社し、本日まで大変お世話になりました。
温かくご指導いただいた事に感謝しております。
この会社で学んだことを活かし、これからも頑張っていきたいと思います。

重ねてお礼を申し上げるとともに、会社の発展と活躍をお祈り申し上げます。

署名

退職の挨拶をメールで社外に送る場合

次に退職の挨拶を社外の人にメールでお知らせする場合のポイントについて紹介していきたいと思います。

社外向けの退職の挨拶をメールで書く時のポイント

タイトルには「退職の挨拶 ●●会社 名前」を書くようにしよう

タイトルは簡潔で分かりやすく書きましょう。

退職日を記入する

社外の場合、退職の挨拶を直接しに行くことが多いと思いますが、その際はメールで前もってお知らせしておきましょう。

後任の担当者や引継ぎについて書いておく

社外の人が心配なのはあなたが辞めてしまった後のことです。取引先を不安にさせないためにも、引継ぎのことや後任の担当者についてはきちんと書くようにして下さい。

プライベートの連絡先は書かない

取引先の人と意気投合して仲良くなることもあるかもしれませんが、個人的な連絡先を退職の挨拶メールに書くのはNGです。もし、連絡先を交換したい場合はビジネスメール以外の方法で好感するようにしましょう。

以上、社外への人に向けた退職挨拶のメールを書く時のポイントについて紹介してきました。もちろん、社内向け同様、感謝の気持ちを書き、会社の愚痴を書かないなどなど注意が必要です。これらのことに気を付けて退職挨拶のメールを書くようにしましょう。

退職挨拶のメール例文

件名
退職の挨拶 ××会社 ○○株式会社 △△ ○○部
×× 様

いつもお世話になっております。
○○会社の××です。
実は、私事で大変恐縮ですが〇月末を持って、一身上の都合により退職することになりました。

××様には、色々とサポートしていただき大変お世話になりました。
本当にありがとうございました。

さて、引継ぎの件でございますが後任の○○が務めさせていただきます。
後日、あらためて○○が挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。

また、本来なら直接お会いして挨拶に伺うべきところですが、
メールでの挨拶になってしまったことを深くお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展と××様のご活躍をお祈り申し上げます。

署名

とくにお世話になった人には個別に送るのがベスト!

社内はもちろん、社外でもとくにお世話になった人に対しては一斉送信のメールではなく個別に文面を作って感謝の気持ちを伝えることがベストです。ちょっとした配慮ではありますが、一斉送信の文面よりも温かみがありますし、相手は気にかけてくれたこを嬉しく思います。

その際、何が嬉しかったか、どんなことに感謝をしているか、詳しく書くと良いでしょう。

退職の挨拶のメールには返信するべき?

退職挨拶のメールをもらった時、返信をすべきかどうか悩む人もいるかもしれませんが、基本的に返信する必要はありません。とくに、一斉送信の場合はたくさんの相手に挨拶メールを送っているので、返信を返すのも大変ですし、読み切れない場合もあります。あくまでもビジネスメールなので、気を遣わなくてOKです。

退職の挨拶をメールで送る時は様々なポイントに気を付けよう!

以上、退職挨拶のメールを送る時のポイントについて解説してきました。社内向けと社外向けでは書く内容や送る時期が少し変わってきます。ただ、どちらも感謝の気持ちを伝えることは変わりありません。

しっかり、お世話になった人たちに感謝の気持ちを伝え、立つ鳥跡を濁さずという言葉があるように円満退社を目指しましょう。

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