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ビジネスシーンにおける謝罪文の書き方を伝授!もしもの時のために覚えておこう!

学生時代に、学校で反省文を書かせられた経験がある人もいるかもしれませんが、何か仕事でミスをしてしまった時に相手に対して謝罪文を書いたことがある人は少ないのではないでしょうか。学生時代は謝罪文なんて書いたことが無かった人も社会に入ると、謝罪文を書かなくてはいけないことがあるかもしれません。

謝罪文なんてできるだけ書かないに越したことはないですが、もしもの時のために謝罪文の書き方は覚えておいた方が良いです。きちんと謝罪の意が伝わらないと逆に相手を怒らせてしまうことにもなりかねないですからね。

そこで、ここでは主にビジネスシーンにおける謝罪文の書き方についてお話していきたいと思います。謝罪文を書く時の注意点についてもお話していきますので、是非覚えておいて下さいね。

謝罪文の書き方

それでは、まず同じ会社の社内の人に対しておくる謝罪文についてお話していきたいと思います。

社内の人に謝罪文を送る

同じ社内の人に謝罪文を送る時はとにかくスピーディーに行動を起こすことが大事です。何かミスを起こしてしまったらすぐに対応しましょう。ミスが小さいうちは始末書を書かなくても良いことが多いですが、大きな損益がでてしまうと始末書を書かなければいけません。

また、小さなミスがあまりに続くと始末書を書く対象になってしまいます。何度も同じ過ちを繰り返さないようにしておきましょう。

①メール編

メールで謝罪する場合、一番最初に注意したい点はメールでの謝罪になってしまったことを謝ることです。同じ会社であれば、会って直接お詫びすることが本来できますよね。しかし、どうしても会えない場合もあります。そんな時は「メールにて大変恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます」と一言、添えて下さい。

そして、このメールを送った後に相手に電話をするかもしくは直接会って謝るようにしましょう。

②手紙編

手紙で謝罪文を送る場合、ほとんどメールと変わりません。メールと同様、手紙での謝罪になってしまったことをまず謝り、後日電話で謝罪、もしくは直接会って謝罪すると良いでしょう。また、手紙の場合はメールのよりも文章に気を付ける必要があります。くどくど理由を説明するのではなく、相手に伝わりやすいよう簡潔に書くようにしましょう。

謝罪文の締め方は重要である!

謝罪文における締めの言葉はとても大事です。締めの言葉が悪いと、後味が悪くなってしまうし、誠意が伝わりにくくなってしまいます。ですので、最後の文章では必ず謝るようにしましょう。

「この度は、誠に申し訳ありませんでした」「お詫び申し上げます」と一言付け加えると良いです。挨拶に始まり、挨拶で終わるのが基本です。謝罪文だけでなく、ビジネス文書においては締めの言葉は大事になってきます。

ビジネスシーンにおける謝罪文の例文を紹介

では、次に謝罪する相手が社内ではなく、取引先や社外に対する謝罪文についてお話していきたいと思います。

①納品・発送が遅れてしまった場合

○○遅れのお詫び

拝啓
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の××です。

先日は〇〇の発送が遅れてしまいまして、大変申し訳ございませんでした。
先ほど、××にて発送させて頂きましたので△△日には届くと思います。

納品の遅延により、貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、
心よりお詫び申し上げます。

今後、このようなことがないよう十分留意して参りますので
何卒ご容赦くださいますようよろしくお願い申し上げます。

②クレームがあったとき

〇〇の件

××様

株式会社○○の××と申します。

先日は弊社製品を購入いただき、誠にありがとうございました。
ご購入いただいた〇〇がうまく作動しないということすが、
ご迷惑をおかけしまして、大変申し訳ございませんでした。

どのような状態であるか、詳しくお話を伺わせて頂きたいので
また、こちらから改めてお電話させて頂きたいと思います。

お忙しい中、ご連絡をいただきまして大変申し訳ありませんでした。
メールにて恐縮ですが、お詫びの連絡を申し上げます。

③お客様へのお詫び

商品不良におけるお詫び

〇〇様

いつも弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、この度はお買い上げいただいた〇〇に不良個所があったということで、
大変申し訳ございませんでした。

そこで、〇月×日着予定で××様宛に○○の新品を発送させて頂きました。
下記「新品との交換について」をお読みいただきましたら、
お買い上げ商品のご返送をお願い申し上げます。

お手数をおかけしまして、大変恐縮ではございますが、
何卒宜しくお願い申し上げます。

また、今後このようなことがないように製造・管理におきまして一掃万全を期して参りますので、今後とも弊社製品のご愛顧のほどよろしくお願いいたします。

謝罪文を入れる封筒は白が良い?

では、謝罪文を作成した後謝罪文はどんな封筒に入れたら良いかというと、無地の白いものに入れると良いです。普通に手紙を書く時と同じ要領で住所と名前を書きましょう。この時、謝罪文だと分からないように表には何も書かないのが礼儀です。

封筒は文章が縦書きの場合は縦長を、横書きの場合は横長を選ぶようにしましょう。状況によっては封筒に羅線があるものを使っても構いません。

謝罪文は縦書きが普通?

テレビドラマや映画に出てくる謝罪文は多くの場合、縦書きであることが多いと思います。では、謝罪文は縦書きでないといけないのでしょうか。その答えですが、どちらでも大丈夫です。

日本語の基本は縦書きなので、昔は手紙を書く時は必ず縦書きで書いていました。しかし、最近の書状はほとんどの場合ワードで書くため、横書きです。とくに、ビジネスにおいては横書きが主流ですよね。

例えば、個人宛に謝罪文を書く場合は縦書きの方が誠意が伝わりやすいかもしれませんが、ビジネスシーンにおいては横書きで十分です。

手書きとワード、どっちで送ったら良い?

謝罪文をもらった時、あなたなら手書きとワード、どちらの方が誠意が伝わりますか。おそらく、手書きの方を選ぶ人が多いと思いますが、ビジネスシーンにおいてはこの限りではありません。

字が汚くて読みにくい謝罪文よりも読みやすいワードの方が良い場合もあります。ですので、個人宛に謝罪をする場合は手書きで書き、ビジネスシーンにおいてはワードで謝罪文を送ると良いでしょう。

その時の状況によって手書きにするか、ワードにするか、決めると良いです。

謝罪文を書く時の注意点

謝罪文はできれば書きたくない文章ですよね。内容がとてもデリケートであるため、書き方によっては相手を余計に怒らせてしまう可能性もあります。では、謝罪文を書く時どんな点に注意したら良いかというとまずは何に対して謝っているのか、きちんとはっきりさせましょう。

ただやみくもに謝罪の言葉を並べれば良いというわけではありません。自分の犯した過ちは何だったのかをはっきりさせ、それについて謝るようにしましょう。また、回りくどい書き方をすると話の焦点が分かりにくくなってしまうので、要点を簡潔に書くようにして下さい。

少々、書きにくいこともあるかもしれませんが、自分が何をしたのかはっきりと文章で書き、誠意をもって謝るようにして下さい。そして、なぜそれが起こってしまったのか原因もきちんと書き出し、二度と同じ過ちを繰り返さないようにするために改善を分かりやすく書くと良いでしょう。

最後に謝罪文で一番大事なことは誠意をもって謝ることです。反省の気持ちと謝罪の気持ちをしっかり相手に伝えるようにしましょう。

もしもに備えて謝罪文の書き方を覚えておこう

以上、ビジネスシーンにおける謝罪文の書き方についてお話してきました。今日、お話した謝罪文の書き方についてはビジネスだけでなく、日常シーンにおいても同じことが言えると思います。

できれば、謝罪文を書くなんてしたくないですが、もしもの時のために頭に入れておくと良いでしょう。

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